在當(dāng)前公路工程檔案管理工作中，通常存在兩大問題：施工管理與工程檔案管理脫節(jié)，檔案管理水平不高。如何克服這些問題，有效提高工程檔案管理質(zhì)量？
有意識才能確保真實
重視工程建設(shè)過程中的資料收集，提高一線檔案管理人員的檔案管理意識是第一步。施工過程中形成真實的內(nèi)業(yè)資料，是公路竣工資料整理的基礎(chǔ)，因此必須建立一套資料收集管理制度。建設(shè)單位應(yīng)不定期地組織人員進行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不完善的地方，要及時解決，同時避免以后工作中出現(xiàn)類似問題。
對已竣工工程的檔案不符合要求的，不予計量和驗收，承包人未上交合格的資料，業(yè)主應(yīng)不予結(jié)算。要將竣工資料的收集和整理列入工作計劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評標(biāo)時就要把施工組織計劃中對資料的收集作為一項評分指標(biāo)的要求，促進工程施工過程中對資料的收集、整理，確保工程資料的及時性和真實性。
重視自然材料的歸檔
從立項、設(shè)計、批復(fù)、招投標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督、施工監(jiān)理到工程驗收等，工程建設(shè)中，依次形成的一系列自然材料，應(yīng)及時進行歸檔。
首先，要做好施工準(zhǔn)備階段的資料整理，熟悉設(shè)計施工圖、設(shè)計說明；填寫工程施工安全開工前條件驗評表、工程質(zhì)量保證體系審查表、開工報告、見證取樣計劃表、安全施工組織設(shè)計等資料后，找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)，然后分類存放好各種資料。
其次，要加強施工過程中收集和填報資料的力度。在施工過程中會不斷購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告，有效證件的時間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進場的時間相符，鋼材的標(biāo)識、規(guī)格與出廠合格證相符。
按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達成一致后再進行填寫。隱蔽記錄與工序表應(yīng)寫明具體部位、工序名稱、樁號、東、西側(cè)（半幅）、南、北側(cè)（半幅）或左、右側(cè)（半幅），這樣便于日后整理資料時更清晰、直觀。
試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，應(yīng)收集完整，跟資料中的樁號、時間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評定記錄也需要根據(jù)試驗報告進行填寫。
最后，做好工程竣工資料整理，以及后續(xù)外業(yè)及相關(guān)資料的整理。工程竣工后，按工程實際重新繪制竣工圖。重新繪制時，要求原圖內(nèi)容完整無誤，修改的內(nèi)容也能準(zhǔn)確、真實地反映在竣工圖上。繪制竣工圖要按照建筑制圖的規(guī)定和要求進行，同進參照原施工圖和該專業(yè)的統(tǒng)一圖示，必須在底圖的右下角繪制竣工圖圖簽。填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質(zhì)量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備；做好竣工驗收會議記錄。資料是體現(xiàn)工程建設(shè)的過程，只有真實資料的歸檔才能經(jīng)得起歷史的檢查和考驗，并發(fā)揮資料的實用價值。
工程建設(shè)單位組織落實形成的資料由各責(zé)任單位負責(zé)。如工程建設(shè)中的業(yè)主、施工、監(jiān)理、設(shè)計等單位，各自形成的工程建設(shè)資料，必須做到誰形成誰負責(zé)，做好收集與整理，然后統(tǒng)一上交檔案室進行集中管理歸檔。各參建單位應(yīng)有具備相關(guān)工程專業(yè)知識，并能夠適應(yīng)項目文件形成的專職（或兼職）檔案管理員，并保持人員及崗位穩(wěn)定性。
納入日常管理工作范疇
檔案管理必須納入合同管理，貫穿工程建設(shè)始終。監(jiān)理、承包人都應(yīng)根據(jù)收集、整理資料工作量的大小合理配置人員，做到資料收集與施工同準(zhǔn)備、同進行、同完成的“三同步”，收集齊全后及時整理。負責(zé)編制竣工資料的人員，必須熟悉并參與項目建設(shè)的全過程。
根據(jù)相關(guān)規(guī)范，每種資料的形成都要將責(zé)任落實到相關(guān)的人，收集時應(yīng)齊全、規(guī)范、對號入庫。如監(jiān)理在檢查工程施工的同時應(yīng)檢查資料的收集、整理是否與施工同步，是否符合要求，是否進行了抽驗，是否與承包人檢查的結(jié)果相符等。
如果工程交工一段時間后，再向各施工監(jiān)理單位收集檔案資料，存在以下難題：一是短缺不少應(yīng)有資料，二是缺少監(jiān)理等簽字蓋章。由于施工監(jiān)理各單位人員已離開工地而分散各地，實際上這些工作已難以真正盡到責(zé)任，最后不了了之，給工程檔案資料和整個工程留下“尾巴”。
在正常情況下，我們不應(yīng)在工程交工較長一段時間后才回收、歸檔工程檔案資料。在工程款支付及時、工程檔案資料已經(jīng)過初驗的條件下，工程交工資料至少應(yīng)在工程交工同時移交業(yè)主。這樣會有利于維護工程質(zhì)量，也可避免日后工程檔案的缺失，還有利于杜絕有人在工程資料中做手腳。
多渠道提升人員專業(yè)素質(zhì)
編制公路工程資料的工作，是由建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位共同完成的，為使所編制公路工程資料完整、規(guī)范，提高工程資料管理的專業(yè)性，有必要在編制竣工資料之前組織他們進行培訓(xùn)，邀請工程技術(shù)專業(yè)和檔案技術(shù)專業(yè)的專家授課、輔導(dǎo)。
由于工程建設(shè)中所涉及的建設(shè)單位工作人員，檔案管理知識往往不在同一水平線上。因此要及時調(diào)查了解各單位的具體情況，可以做到宣傳先進，向先進學(xué)習(xí)。這樣有利于提高工程檔案的整體水平，也有利于提高工程管理水平。在檔案管理的工作中要做到及時與上級溝通，把出現(xiàn)的問題及時上報，以便得到及時的解決。
另外還要加強單位與單位之間的溝通，以他人之長，補己之短，學(xué)習(xí)檔案管理中的好經(jīng)驗。檔案管理是一個漫長的過程，在工作中，各職能部門要對自己的檔案管理做到定時定項檢查，并召開專題會議，總結(jié)經(jīng)驗，加強學(xué)習(xí)，這樣不僅能提高檔案管理水平和檔案管理人員的素質(zhì)，還能及時解決各種新問題。
